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关于开展上海大学2023年本科新生入学资格审查的通知
关于开展上海大学2023年本科新生入学资格审查的通知
消息日期：2023/10/13
各有关部门、学院：
为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，进一步落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及教育部相关文件精神，根据《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）与《关于做好本市普通高等学校2023年新生报到入学身份核验工作的通知》的工作要求，结合我校《上海大学学生管理规定》，加强和规范我校学籍学历管理工作，切实维护教育公平和高校教育教学秩序，现对我校2023年录取的本科新生开展入学资格审查工作。具体通知如下：
一、 组织机构
学校成立本科新生入学资格审查工作领导小组，由分管校领导担任组长，教务部为牵头单位，学生工作办公室、招生与毕业生就业工作办公室、信息化工作办公室、后勤保障部、档案馆、保卫处等相关负责人担任组员，领导、协调本科新生入学资格审查工作。
学院应成立本科新生入学资格审查工作小组，具体负责本单位的本科新生入学资格审查工作。学院入学资格审查工作小组名单须报校工作领导小组备案，并于10月16日前提交《上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组名单备案表》（附件1）至教务部A517。
学校的新生入学资格审查工作接受同级纪检监察部门的监督。
二、审查范围
2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
三、审查工作
（一）入学资格审查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，建立“审查人员、部门负责人、分管校领导‘三级审签’”的工作机制，认真开展新生入学资格审查工作。
1.各学院审查工作
（1）安排审查专员对报到新生进行入学资格审查。
（2）仔细查验录取通知书上所载信息是否有涂改或异
样。
（3）对新生的录取通知书、身份证件、加分照顾和
免试入学资格证明、户口迁移证等材料与新生录取名册逐一进行比对核查。
2.对新生进行报到入学身份核验
信息化工作办公室协同学工办完成全体本科新生入学照片的现场采集工作。学校将按市教委要求，将新生入学照片上传“上海市高校学籍学历信息管理服务平台”进行人像比，核验新生身份证、高考报名照片及学生入学照片。同时，结合比对结果，信息办对全校新生图像按比例抽取照片信息，再通过学院和辅导员进行第二次人工核验。所有学院与新生辅导员全覆盖。经两方双重核验，完成新生报到入学身份核验工作。
初步审查合格的新生可办理入学手续。对初审中发现新生的录取通知书、考生信息等证明材料与本人实际情况不符合的，经学院核实并上报。
（二）录取资格复查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，实行“工作人员一人复查，一人审核并确认签字”的工作机制，认真开展新生录取资格复查工作。
1.新生报名资格、录取成绩及程序、录取资格复查
教务部组织各学院工作小组进行新生报名资格复查；招毕办组织各学院工作小组对新生录取成绩及程序、录取资格等是否真实、合乎相关规定进行复查。具体见《关于开展本科新生入学录取资格复查的通知》（附件2）。
2.身心健康状况复查
后勤保障部（校医院）负责组织新生体检。对处于传染期的传染病者，需要在家治疗休养的暂不予入学，可按学校规定申请保留入学资格一年，回家治疗。
学生工作办公室（心理辅导中心）负责组织新生心理健康状况普测检查。完成心理测试后,学工办将测试结果反馈学院，作为学院评估学生是否适应大学生活的参考。经学院工作小组复核后，对于不能入学就读的学生给予意见。
3.保卫处对新生户口迁移证中所载信息与新生电子档案逐一比对
4.新生档案
新生入学时，由毕业学校统一邮寄的或由新生自带的纸质新生档案材料，由学院汇总造册。对于无档案或档案材料缺失的新生，学院工作小组应告知该新生必须将档案材料补齐。具体见《上海大学本科新生档案归档要求》（附件4）。
5.报到新生数据与教育部备案的录取数据核对
通过中华人民共和国教育部学籍学历管理平台，对报到的新生数据与中华人民共和国教育部备案的当年录取数据库进行核对。
四、工作要求、投诉及违规处理
学院应召开党政联席会议专题讨论新生入学资格审查工作，学院以上所有审查工作应在10月25日前完成。
各部门将入学资格审查工作中发现的疑点和突出问题进行汇总，以报告形式经部门负责人签字加盖公章后，提交校工作领导小组。
学校召开本科新生入学资格审查工作领导小组会议，并向上海市学生事务中心上报核查结果。审查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为审查不合格，取消学籍；情节严重的，学校移交有关部门调查处理。
新生入学资格审查工作是一项政策性、纪律性、时效性极强的工作。教育部要求各高校高度重视新生入学资格审查工作，加强组织领导，规范程序，严格把关。请各有关学院、部门按要求认真查验新生各项原始材料，及时完整记录存疑信息，按照时间节点提交各项材料，确保新生入学资格审查和学籍电子注册工作及时有序完成。
在新生入学资格审查工作期间，对徇私舞弊、滥用职权、失职失责等情况，一经查实，依法依规严肃追责，认真落实“谁审核、谁签字、谁负责”的责任终身追究制。学校设立举报电话，联系方式如下：
教务部 顾晓英 66137533
学生工作办公室 韩 晶 66133885
招生与毕业生就业工作办公室 陈 涛 66135179
信息化工作办公室 顾爱军 66133370
后勤保障部 周宏峰 66135153
档案馆 卢志国 66133575
保卫处 王国正 66133257
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
上海大学信息化工作办公室
上海大学后勤保障部
上海大学档案馆
上海大学保卫处
2023年10月8日
附件：1.上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
2.关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
3.上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
4.上海大学本科新生档案归档要求
附件1：
上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
学院或部门（盖章）： 填表人：
职务
成员名单
联系电话
电子邮箱
组 长
副组长
（兼联络员）
组员
（审查专员)
注：1、请将本表于10月16日前报送至校新生入学资格审查工作领导小组办公室A517，敲章的PDF版发送至weiling@shu.edu.cn。
2、副组长为学院（部门）工作小组与校工作领导小组办公室对接的直接联络人。
附件2：
关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
各相关学院：
根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）文件精神，以及进一步落实《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）的工作要求，按照《上海大学全日制本科生学籍学历管理工作实施细则》（教务部〔2022〕27号）的规定，在新生报到三个月内，须对新生报名资格、录取资格等予以复查，具体要求如下：
一、对新生入学资格的复查
1.所有新生入学档案材料核查
请各学院结合新生档案整理工作，逐一查验录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对核查。
核查内容包括新生的姓名、相貌、出生日期、身份证号、民族等信息。对更改姓名、民族等重要身份信息学生重点核查。
若发现不相符情况请及时登记，就存疑问题进行调查核实并做好记录。
2.对享受高考加分政策新生复查
对享受高考加分政策的新生，学院在完成上述第1项复查的同时，另需登记考生加分项目，核查相关高考加分证明材料，并收取相关材料复印件。
请学院登记学生的加分项目：
边疆、山区、牧区、少数民族聚居地区的少数民族考生：身份证、户口本复印件；
在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人：荣誉证书、退役证；
归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生：台胞证等身份材料；
烈士子女：烈士证
因省份不同可能还有其它的加分项目，根据加分项目提供相应材料。如考生具有所在考试院出具的加分证明材料，请收取。
3.享受农村和贫困地区专项计划新生资格复查
对通过享受农村和贫困地区专项计划政策录取的新生，在完成第1项复查的同时，另需核查和收取新生户口本复印件。
各学院完成本科新生入学资格复查结束后，填写《上海大学2023年本科新生入学资格审查反馈表》（附件3），并于10月25日前提交至教务部A517。
二、对新生录取资格的专业复查
（一）专业复查范围
1.上海美术学院、上海电影学院、音乐学院录取的艺术类新生；
2.体育学院录取的高水平运动队新生；
3.法学院、社会学院录取的第二学士学位新生。
（二）工作要求
1.学院须制定《专业水平复测方案》。方案内容应包括：复测专家组、复测范围、复测时间、复测内容、复测标准等。复测方案须于10月16日前提交至招毕办。
2.完成专业复测后，须于10月25日前提交经学院新生入学资格审查工作小组组长签字、学院盖章的复测报告至招毕办。
特此通知。
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
2023年10月8日
附件3：
上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
经学院指定审查专员对报到本科新生进行入学资格审查：
我院有2023年录取新生[1] 名。
截止目前，其中保留入学资格新生 名；放弃入学资格（未报到）新生 名。
报到新生 名，现已完成新生入学资格审查。核对详情如下：
序号
学 号
姓 名
身份证号
民族
专业
与档案材
料核对结果
加分[2]
项目
加分证明
材料核对结果
备注
复查人
学院（部门）新生入学资格审查工作小组组长签字：
学院盖章： 年 月 日
附件4：
上海大学本科新生档案归档要求
一、本科生新生档案归档内容
1．高中档案
（1） 高中毕业生登记表；
（2） 党团材料（包括入团志愿书、正式党员材料等。如有则归。入党申请书、入党积极分子材料、预备党员材料可暂时不用归。）
（3） 考生材料（包括报名登记表、体检表、成绩与志愿表等。联系招毕办领取打印件）；
（4） 奖惩材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料）；
（5） 其他材料。
2．上海大学新生入学登记表（本科）
3．户口簿复印件A4（复印: ① 户口簿第一页，含户号、户主、住址、省级公安机关户口专用章信息;②学生本人信息页）
4．身份证复印件A4
注：高中毕业生登记表、上海大学新生入学登记表（本科）、户口簿复印件、身份证复印件为必归内容。其余内容如有则归。
二、归档人员
本科生新生档案归档由各学院（系）确定的本年度本科生新生档案归档人员负责。
三、归档流程及方法
（一）新生档案收集整理
1．到档案馆领取上海大学学生档案袋。
2．学院根据实际报到新生名单及时收集、整理新生档案。
3．按档案馆归档要求进行档案材料的拆袋、排序、编号等工作，并在档案袋右上角注明学生学号、姓名。
4．新生档案收齐后，按照学号从小到大顺序排列管理。
（二）新生档案检查核对
1．认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整，并根据要求制作新生档案归档登记表一式两份。（《 XXXX 级本科生新生档案归档登记表》见归档微信群）
2．高中档案未到的、档案材料不全的及时通知学生补齐。
（三）新生档案归档移交
新生档案收集齐全、检查整理完毕后，各学院（系）归档人员应及时向档案馆移交。档案馆根据归档登记表核对新生档案份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。
四、归档时间节点
各学院务必于当年归档时间节点前完成全部新生档案的归档移交工作。插班生、二学位生档案可在齐全后再归档。
五、归档注意事项
1．未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。
2．预科生、插班生、二学位生档案归档内容略有差异，具体见档案馆新生档案归档培训材料。
3．不属于归档内容的，不应放入档案袋归档。
4．每位学生的档案材料装入上海大学学生档案袋时应注意检查核对，以免张冠李戴。
5．新生档案移交时因时间有限，学生档案室仅核对份数，不检查归档内容。接收档案后，学生档案室将归档记录向新生公开。对于个别新生材料不齐全的，学院负责将所缺材料在2024年6月1日前及时补归到档案馆。
六、新生档案归档前管理
鉴于学生档案的重要性、特殊性，为了保证新生档案的安全，各学院（系）、所、中心在向学生档案室移交前，应该加强管理。新生档案应有专人保管，存放在带锁的箱柜中，并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作，查阅后档案材料应及时归入档案袋，以防丢失。
上海大学档案馆
2023年10月
[1] 注：录取新生包括2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
[2] 注：加分项目：少数民族考生、在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人、归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生、烈士子女等。 各有关部门、学院：
为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，进一步落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及教育部相关文件精神，根据《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）与《关于做好本市普通高等学校2023年新生报到入学身份核验工作的通知》的工作要求，结合我校《上海大学学生管理规定》，加强和规范我校学籍学历管理工作，切实维护教育公平和高校教育教学秩序，现对我校2023年录取的本科新生开展入学资格审查工作。具体通知如下：
一、 组织机构
学校成立本科新生入学资格审查工作领导小组，由分管校领导担任组长，教务部为牵头单位，学生工作办公室、招生与毕业生就业工作办公室、信息化工作办公室、后勤保障部、档案馆、保卫处等相关负责人担任组员，领导、协调本科新生入学资格审查工作。
学院应成立本科新生入学资格审查工作小组，具体负责本单位的本科新生入学资格审查工作。学院入学资格审查工作小组名单须报校工作领导小组备案，并于10月16日前提交《上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组名单备案表》（附件1）至教务部A517。
学校的新生入学资格审查工作接受同级纪检监察部门的监督。
二、审查范围
2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
三、审查工作
（一）入学资格审查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，建立“审查人员、部门负责人、分管校领导‘三级审签’”的工作机制，认真开展新生入学资格审查工作。
1.各学院审查工作
（1）安排审查专员对报到新生进行入学资格审查。
（2）仔细查验录取通知书上所载信息是否有涂改或异
样。
（3）对新生的录取通知书、身份证件、加分照顾和
免试入学资格证明、户口迁移证等材料与新生录取名册逐一进行比对核查。
2.对新生进行报到入学身份核验
信息化工作办公室协同学工办完成全体本科新生入学照片的现场采集工作。学校将按市教委要求，将新生入学照片上传“上海市高校学籍学历信息管理服务平台”进行人像比，核验新生身份证、高考报名照片及学生入学照片。同时，结合比对结果，信息办对全校新生图像按比例抽取照片信息，再通过学院和辅导员进行第二次人工核验。所有学院与新生辅导员全覆盖。经两方双重核验，完成新生报到入学身份核验工作。
初步审查合格的新生可办理入学手续。对初审中发现新生的录取通知书、考生信息等证明材料与本人实际情况不符合的，经学院核实并上报。
（二）录取资格复查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，实行“工作人员一人复查，一人审核并确认签字”的工作机制，认真开展新生录取资格复查工作。
1.新生报名资格、录取成绩及程序、录取资格复查
教务部组织各学院工作小组进行新生报名资格复查；招毕办组织各学院工作小组对新生录取成绩及程序、录取资格等是否真实、合乎相关规定进行复查。具体见《关于开展本科新生入学录取资格复查的通知》（附件2）。
2.身心健康状况复查
后勤保障部（校医院）负责组织新生体检。对处于传染期的传染病者，需要在家治疗休养的暂不予入学，可按学校规定申请保留入学资格一年，回家治疗。
学生工作办公室（心理辅导中心）负责组织新生心理健康状况普测检查。完成心理测试后,学工办将测试结果反馈学院，作为学院评估学生是否适应大学生活的参考。经学院工作小组复核后，对于不能入学就读的学生给予意见。
3.保卫处对新生户口迁移证中所载信息与新生电子档案逐一比对
4.新生档案
新生入学时，由毕业学校统一邮寄的或由新生自带的纸质新生档案材料，由学院汇总造册。对于无档案或档案材料缺失的新生，学院工作小组应告知该新生必须将档案材料补齐。具体见《上海大学本科新生档案归档要求》（附件4）。
5.报到新生数据与教育部备案的录取数据核对
通过中华人民共和国教育部学籍学历管理平台，对报到的新生数据与中华人民共和国教育部备案的当年录取数据库进行核对。
四、工作要求、投诉及违规处理
学院应召开党政联席会议专题讨论新生入学资格审查工作，学院以上所有审查工作应在10月25日前完成。
各部门将入学资格审查工作中发现的疑点和突出问题进行汇总，以报告形式经部门负责人签字加盖公章后，提交校工作领导小组。
学校召开本科新生入学资格审查工作领导小组会议，并向上海市学生事务中心上报核查结果。审查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为审查不合格，取消学籍；情节严重的，学校移交有关部门调查处理。
新生入学资格审查工作是一项政策性、纪律性、时效性极强的工作。教育部要求各高校高度重视新生入学资格审查工作，加强组织领导，规范程序，严格把关。请各有关学院、部门按要求认真查验新生各项原始材料，及时完整记录存疑信息，按照时间节点提交各项材料，确保新生入学资格审查和学籍电子注册工作及时有序完成。
在新生入学资格审查工作期间，对徇私舞弊、滥用职权、失职失责等情况，一经查实，依法依规严肃追责，认真落实“谁审核、谁签字、谁负责”的责任终身追究制。学校设立举报电话，联系方式如下：
教务部 顾晓英 66137533
学生工作办公室 韩 晶 66133885
招生与毕业生就业工作办公室 陈 涛 66135179
信息化工作办公室 顾爱军 66133370
后勤保障部 周宏峰 66135153
档案馆 卢志国 66133575
保卫处 王国正 66133257
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
上海大学信息化工作办公室
上海大学后勤保障部
上海大学档案馆
上海大学保卫处
2023年10月8日
附件：1.上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
2.关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
3.上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
4.上海大学本科新生档案归档要求
附件1：
上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
学院或部门（盖章）： 填表人：
职务
成员名单
联系电话
电子邮箱
组 长
副组长
（兼联络员）
组员
（审查专员)
注：1、请将本表于10月16日前报送至校新生入学资格审查工作领导小组办公室A517，敲章的PDF版发送至weiling@shu.edu.cn。
2、副组长为学院（部门）工作小组与校工作领导小组办公室对接的直接联络人。
附件2：
关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
各相关学院：
根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）文件精神，以及进一步落实《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）的工作要求，按照《上海大学全日制本科生学籍学历管理工作实施细则》（教务部〔2022〕27号）的规定，在新生报到三个月内，须对新生报名资格、录取资格等予以复查，具体要求如下：
一、对新生入学资格的复查
1.所有新生入学档案材料核查
请各学院结合新生档案整理工作，逐一查验录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对核查。
核查内容包括新生的姓名、相貌、出生日期、身份证号、民族等信息。对更改姓名、民族等重要身份信息学生重点核查。
若发现不相符情况请及时登记，就存疑问题进行调查核实并做好记录。
2.对享受高考加分政策新生复查
对享受高考加分政策的新生，学院在完成上述第1项复查的同时，另需登记考生加分项目，核查相关高考加分证明材料，并收取相关材料复印件。
请学院登记学生的加分项目：
边疆、山区、牧区、少数民族聚居地区的少数民族考生：身份证、户口本复印件；
在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人：荣誉证书、退役证；
归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生：台胞证等身份材料；
烈士子女：烈士证
因省份不同可能还有其它的加分项目，根据加分项目提供相应材料。如考生具有所在考试院出具的加分证明材料，请收取。
3.享受农村和贫困地区专项计划新生资格复查
对通过享受农村和贫困地区专项计划政策录取的新生，在完成第1项复查的同时，另需核查和收取新生户口本复印件。
各学院完成本科新生入学资格复查结束后，填写《上海大学2023年本科新生入学资格审查反馈表》（附件3），并于10月25日前提交至教务部A517。
二、对新生录取资格的专业复查
（一）专业复查范围
1.上海美术学院、上海电影学院、音乐学院录取的艺术类新生；
2.体育学院录取的高水平运动队新生；
3.法学院、社会学院录取的第二学士学位新生。
（二）工作要求
1.学院须制定《专业水平复测方案》。方案内容应包括：复测专家组、复测范围、复测时间、复测内容、复测标准等。复测方案须于10月16日前提交至招毕办。
2.完成专业复测后，须于10月25日前提交经学院新生入学资格审查工作小组组长签字、学院盖章的复测报告至招毕办。
特此通知。
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
2023年10月8日
附件3：
上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
经学院指定审查专员对报到本科新生进行入学资格审查：
我院有2023年录取新生[1] 名。
截止目前，其中保留入学资格新生 名；放弃入学资格（未报到）新生 名。
报到新生 名，现已完成新生入学资格审查。核对详情如下：
序号
学 号
姓 名
身份证号
民族
专业
与档案材
料核对结果
加分[2]
项目
加分证明
材料核对结果
备注
复查人
学院（部门）新生入学资格审查工作小组组长签字：
学院盖章： 年 月 日
附件4：
上海大学本科新生档案归档要求
一、本科生新生档案归档内容
1．高中档案
（1） 高中毕业生登记表；
（2） 党团材料（包括入团志愿书、正式党员材料等。如有则归。入党申请书、入党积极分子材料、预备党员材料可暂时不用归。）
（3） 考生材料（包括报名登记表、体检表、成绩与志愿表等。联系招毕办领取打印件）；
（4） 奖惩材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员等材料）；
（5） 其他材料。
2．上海大学新生入学登记表（本科）
3．户口簿复印件A4（复印: ① 户口簿第一页，含户号、户主、住址、省级公安机关户口专用章信息;②学生本人信息页）
4．身份证复印件A4
注：高中毕业生登记表、上海大学新生入学登记表（本科）、户口簿复印件、身份证复印件为必归内容。其余内容如有则归。
二、归档人员
本科生新生档案归档由各学院（系）确定的本年度本科生新生档案归档人员负责。
三、归档流程及方法
（一）新生档案收集整理
1．到档案馆领取上海大学学生档案袋。
2．学院根据实际报到新生名单及时收集、整理新生档案。
3．按档案馆归档要求进行档案材料的拆袋、排序、编号等工作，并在档案袋右上角注明学生学号、姓名。
4．新生档案收齐后，按照学号从小到大顺序排列管理。
（二）新生档案检查核对
1．认真检查每份新生档案内容是否齐全、完整，并根据要求制作新生档案归档登记表一式两份。（《 XXXX 级本科生新生档案归档登记表》见归档微信群）
2．高中档案未到的、档案材料不全的及时通知学生补齐。
（三）新生档案归档移交
新生档案收集齐全、检查整理完毕后，各学院（系）归档人员应及时向档案馆移交。档案馆根据归档登记表核对新生档案份数，核对无误后双方签收，归档登记表各留一份，以备查考。
四、归档时间节点
各学院务必于当年归档时间节点前完成全部新生档案的归档移交工作。插班生、二学位生档案可在齐全后再归档。
五、归档注意事项
1．未注册、未报到的新生档案不需移交档案馆。
2．预科生、插班生、二学位生档案归档内容略有差异，具体见档案馆新生档案归档培训材料。
3．不属于归档内容的，不应放入档案袋归档。
4．每位学生的档案材料装入上海大学学生档案袋时应注意检查核对，以免张冠李戴。
5．新生档案移交时因时间有限，学生档案室仅核对份数，不检查归档内容。接收档案后，学生档案室将归档记录向新生公开。对于个别新生材料不齐全的，学院负责将所缺材料在2024年6月1日前及时补归到档案馆。
六、新生档案归档前管理
鉴于学生档案的重要性、特殊性，为了保证新生档案的安全，各学院（系）、所、中心在向学生档案室移交前，应该加强管理。新生档案应有专人保管，存放在带锁的箱柜中，并做好新生档案的防霉、防潮、防盗工作。同时做好新生档案的查阅利用登记工作，查阅后档案材料应及时归入档案袋，以防丢失。
上海大学档案馆
2023年10月
[1] 注：录取新生包括2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
[2] 注：加分项目：少数民族考生、在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人、归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生、烈士子女等。 各有关部门、学院：
为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，进一步落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及教育部相关文件精神，根据《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）与《关于做好本市普通高等学校2023年新生报到入学身份核验工作的通知》的工作要求，结合我校《上海大学学生管理规定》，加强和规范我校学籍学历管理工作，切实维护教育公平和高校教育教学秩序，现对我校2023年录取的本科新生开展入学资格审查工作。具体通知如下：
一、 组织机构
学校成立本科新生入学资格审查工作领导小组，由分管校领导担任组长，教务部为牵头单位，学生工作办公室、招生与毕业生就业工作办公室、信息化工作办公室、后勤保障部、档案馆、保卫处等相关负责人担任组员，领导、协调本科新生入学资格审查工作。
学院应成立本科新生入学资格审查工作小组，具体负责本单位的本科新生入学资格审查工作。学院入学资格审查工作小组名单须报校工作领导小组备案，并于10月16日前提交《上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组名单备案表》（附件1）至教务部A517。
学校的新生入学资格审查工作接受同级纪检监察部门的监督。
二、审查范围
2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
三、审查工作
（一）入学资格审查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，建立“审查人员、部门负责人、分管校领导‘三级审签’”的工作机制，认真开展新生入学资格审查工作。
1.各学院审查工作
（1）安排审查专员对报到新生进行入学资格审查。
（2）仔细查验录取通知书上所载信息是否有涂改或异
样。
（3）对新生的录取通知书、身份证件、加分照顾和
免试入学资格证明、户口迁移证等材料与新生录取名册逐一进行比对核查。
2.对新生进行报到入学身份核验
信息化工作办公室协同学工办完成全体本科新生入学照片的现场采集工作。学校将按市教委要求，将新生入学照片上传“上海市高校学籍学历信息管理服务平台”进行人像比，核验新生身份证、高考报名照片及学生入学照片。同时，结合比对结果，信息办对全校新生图像按比例抽取照片信息，再通过学院和辅导员进行第二次人工核验。所有学院与新生辅导员全覆盖。经两方双重核验，完成新生报到入学身份核验工作。
初步审查合格的新生可办理入学手续。对初审中发现新生的录取通知书、考生信息等证明材料与本人实际情况不符合的，经学院核实并上报。
（二）录取资格复查
各单位严格按照国家招生政策规定和学籍管理规定，实行“工作人员一人复查，一人审核并确认签字”的工作机制，认真开展新生录取资格复查工作。
1.新生报名资格、录取成绩及程序、录取资格复查
教务部组织各学院工作小组进行新生报名资格复查；招毕办组织各学院工作小组对新生录取成绩及程序、录取资格等是否真实、合乎相关规定进行复查。具体见《关于开展本科新生入学录取资格复查的通知》（附件2）。
2.身心健康状况复查
后勤保障部（校医院）负责组织新生体检。对处于传染期的传染病者，需要在家治疗休养的暂不予入学，可按学校规定申请保留入学资格一年，回家治疗。
学生工作办公室（心理辅导中心）负责组织新生心理健康状况普测检查。完成心理测试后,学工办将测试结果反馈学院，作为学院评估学生是否适应大学生活的参考。经学院工作小组复核后，对于不能入学就读的学生给予意见。
3.保卫处对新生户口迁移证中所载信息与新生电子档案逐一比对
4.新生档案
新生入学时，由毕业学校统一邮寄的或由新生自带的纸质新生档案材料，由学院汇总造册。对于无档案或档案材料缺失的新生，学院工作小组应告知该新生必须将档案材料补齐。具体见《上海大学本科新生档案归档要求》（附件4）。
5.报到新生数据与教育部备案的录取数据核对
通过中华人民共和国教育部学籍学历管理平台，对报到的新生数据与中华人民共和国教育部备案的当年录取数据库进行核对。
四、工作要求、投诉及违规处理
学院应召开党政联席会议专题讨论新生入学资格审查工作，学院以上所有审查工作应在10月25日前完成。
各部门将入学资格审查工作中发现的疑点和突出问题进行汇总，以报告形式经部门负责人签字加盖公章后，提交校工作领导小组。
学校召开本科新生入学资格审查工作领导小组会议，并向上海市学生事务中心上报核查结果。审查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为审查不合格，取消学籍；情节严重的，学校移交有关部门调查处理。
新生入学资格审查工作是一项政策性、纪律性、时效性极强的工作。教育部要求各高校高度重视新生入学资格审查工作，加强组织领导，规范程序，严格把关。请各有关学院、部门按要求认真查验新生各项原始材料，及时完整记录存疑信息，按照时间节点提交各项材料，确保新生入学资格审查和学籍电子注册工作及时有序完成。
在新生入学资格审查工作期间，对徇私舞弊、滥用职权、失职失责等情况，一经查实，依法依规严肃追责，认真落实“谁审核、谁签字、谁负责”的责任终身追究制。学校设立举报电话，联系方式如下：
教务部 顾晓英 66137533
学生工作办公室 韩 晶 66133885
招生与毕业生就业工作办公室 陈 涛 66135179
信息化工作办公室 顾爱军 66133370
后勤保障部 周宏峰 66135153
档案馆 卢志国 66133575
保卫处 王国正 66133257
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
上海大学信息化工作办公室
上海大学后勤保障部
上海大学档案馆
上海大学保卫处
2023年10月8日
附件：1.上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
2.关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
3.上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
4.上海大学本科新生档案归档要求
附件1：
上海大学2023年本科新生入学资格审查工作小组
名单备案表
学院或部门（盖章）： 填表人：
职务
成员名单
联系电话
电子邮箱
组 长
副组长
（兼联络员）
组员
（审查专员)
注：1、请将本表于10月16日前报送至校新生入学资格审查工作领导小组办公室A517，敲章的PDF版发送至weiling@shu.edu.cn。
2、副组长为学院（部门）工作小组与校工作领导小组办公室对接的直接联络人。
附件2：
关于开展上海大学2023年本科新生入学录取资格
复查的通知
各相关学院：
根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）文件精神，以及进一步落实《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号）的工作要求，按照《上海大学全日制本科生学籍学历管理工作实施细则》（教务部〔2022〕27号）的规定，在新生报到三个月内，须对新生报名资格、录取资格等予以复查，具体要求如下：
一、对新生入学资格的复查
1.所有新生入学档案材料核查
请各学院结合新生档案整理工作，逐一查验录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对核查。
核查内容包括新生的姓名、相貌、出生日期、身份证号、民族等信息。对更改姓名、民族等重要身份信息学生重点核查。
若发现不相符情况请及时登记，就存疑问题进行调查核实并做好记录。
2.对享受高考加分政策新生复查
对享受高考加分政策的新生，学院在完成上述第1项复查的同时，另需登记考生加分项目，核查相关高考加分证明材料，并收取相关材料复印件。
请学院登记学生的加分项目：
边疆、山区、牧区、少数民族聚居地区的少数民族考生：身份证、户口本复印件；
在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人：荣誉证书、退役证；
归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生：台胞证等身份材料；
烈士子女：烈士证
因省份不同可能还有其它的加分项目，根据加分项目提供相应材料。如考生具有所在考试院出具的加分证明材料，请收取。
3.享受农村和贫困地区专项计划新生资格复查
对通过享受农村和贫困地区专项计划政策录取的新生，在完成第1项复查的同时，另需核查和收取新生户口本复印件。
各学院完成本科新生入学资格复查结束后，填写《上海大学2023年本科新生入学资格审查反馈表》（附件3），并于10月25日前提交至教务部A517。
二、对新生录取资格的专业复查
（一）专业复查范围
1.上海美术学院、上海电影学院、音乐学院录取的艺术类新生；
2.体育学院录取的高水平运动队新生；
3.法学院、社会学院录取的第二学士学位新生。
（二）工作要求
1.学院须制定《专业水平复测方案》。方案内容应包括：复测专家组、复测范围、复测时间、复测内容、复测标准等。复测方案须于10月16日前提交至招毕办。
2.完成专业复测后，须于10月25日前提交经学院新生入学资格审查工作小组组长签字、学院盖章的复测报告至招毕办。
特此通知。
上海大学教务部
上海大学学生工作办公室
上海大学招生与毕业生就业工作办公室
2023年10月8日 职务
成员名单
联系电话
电子邮箱
组 长
副组长
（兼联络员）
组员
（审查专员) 附件3：
上海大学2023年本科新生入学资格审查情况反馈表
经学院指定审查专员对报到本科新生进行入学资格审查：
我院有2023年录取新生[1] 名。
截止目前，其中保留入学资格新生 名；放弃入学资格（未报到）新生 名。
报到新生 名，现已完成新生入学资格审查。核对详情如下：
序号
学 号
姓 名
身份证号
民族
专业
与档案材
料核对结果
加分[2]
项目
加分证明
材料核对结果
备注
复查人
学院（部门）新生入学资格审查工作小组组长签字：
学院盖章： 年 月 日 [1] 注：录取新生包括2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。
[2] 注：加分项目：少数民族考生、在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人、归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生、烈士子女等。 [1] 注：录取新生包括2023年秋季入校普通本科新生（含恢复入学资格学生、上海春招学生、预科转正学生、第二学士学位学生）。 [2] 注：加分项目：少数民族考生、在服役期间荣立二等功以上或被战区（原大军区）以上单位授予荣誉称号的退役军人、归侨、华侨子女、归侨子女和台湾省籍（含台湾户籍）考生、烈士子女等。